Privacyverklaring Online platform Weesp Begroot

Deze specifieke informatie moet worden gelezen in aanvulling op en in samenhang met de algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Weesp.

De gemeente Weesp verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. In het document met algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Weesp zijn de uitgangspunten beschreven ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door de gemeente en is informatie te vinden over hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

In dit document geven we nadere informatie over de doelen en grondslagen, alsook andere relevante informatie over de verwerkingen ten aanzien van het participatief begroten van € 30.000 door bewoners uit Weesp.

Vanwege nieuwe wetgeving of andere ontwikkelingen, past de gemeente regelmatig haar processen aan. Dit kan ook wijzigingen inhouden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Het is daarom raadzaam om regelmatig de documenten met algemene en specifieke informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Weesp te raadplegen. Aan het einde van het document staat aangegeven wanneer deze voor het laatst is aangepast.

De bestuursorganen van de gemeente zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de wet, voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de Burgemeester, het college van Burgemeester en Wethouders (college van B&W) en de Gemeenteraad. Voor de verwerkingen van gegevens bij het crowdsourcen van plannen op drie thema’s en het begroten van €30.000 door bewoners uit Weesp is de verwerkingsverantwoordelijke: Het college van Burgemeester & Wethouders. De gemeente Weesp heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming. U kunt contact met hem opnemen via mbrittijn@weesp.nl

De gemeente verzamelt en gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens van haar inwoners. Het zal afhangen van de specifieke verwerking welke persoonsgegevens precies zullen worden verwerkt en voor welk doel. Deze en overige relevante informatie worden hieronder weergegeven.

Online participatief begroten van €30.000 uit buurtinitiatieven middelen voor 2020 door bewoners uit Weesp.

Doel

• Crowdsourcen van goede plannen onder bewoners, ondernemers en organisaties voor een groener, diverser en duurzamer stadsdeel.
• Een draagvlakmeting te doen bij de ingediende plannen in de buurt (mensen moeten minimaal 30 positieve likes halen om in aanmerking te komen voor een haalbaarheidscheck van hun plan door het stadsdeel).
• Door budget te verdelen, bewoners uit West te laten bepalen welk van de 30 beste plannen worden uitgevoerd.

Subdoelen

• In de fase van het uploaden van plannen, inzicht te krijgen in waar stemmen/likes op de ingediende plannen vandaan komen.
• Bezoekers, planindieners en stadsdeelcommissieleden inzicht te geven in argumenten voor of tegen een plan zodat zij een geïnformeerde beslissing kunnen nemen over welke 30 plannen teruggeplaatst worden voor fase 2: participatief begroten.
• Zorgen voor een rechtmatig verloop van het participatief begroten

Een spelregel voor het uploaden van plannen is dat iedereen een goed idee mag indienen. We hebben vooral bewoners uit Weesp en mensen die in Weesp werken opgeroepen om op de plannen te reageren.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van een publiekrechtelijke taak, namelijk om in het kader van een zorgvuldige voorbereiding van besluiten (Algemene wet bestuursrecht) tot een gedragen besteding te komen van de €30.000 gebiedsplan middelen.

Categorieën persoonsgegevens

1. Postcode:

In de eerste fase: het uploaden van plannen, registreren we postcodes bij het liken van de ingediende plannen omdat we willen weten waar de stemmen vandaan komen. Zijn het mensen uit Weesp die hun mening geven of komen de reacties uit Groningen?

2. Naam:

We vragen mensen die een plan indienen om hun naam op te geven. Ook vragen wij mensen een naam op te geven als zij een argument bij een ingediend plan willen plaatsen. Deze namen staan gepubliceerd bij de plannen. Dat doen we omdat ervaring leert dat dit de kwaliteit van het gesprek/discussie bevordert. Mensen kunnen uiteraard een alias opgeven.

3. Email:

Mensen die een plan indienen of een argument plaatsen bij een plan vragen we om een geldig emailadres. Dit is nodig om met hen in contact te treden over hun plan of reactie. Zo worden mensen wier plan niet de 30 positieve likes heeft behaald persoonlijk per mail geïnformeerd. In enkele gevallen zal het stadsdeel, indien na de haalbaarheidscheck blijkt dat het plan alleen uitgevoerd kan worden na aanpassing, contact zoeken met indieners. Ook indieners wier plan niet geselecteerd is door de stadsdeelcommissie, krijgen per mail persoonlijk bericht.

Bezoekers van de site kunnen zich verder aanmelden voor een update over de winnende plannen en de start van de volgende editie van Weesp Begroot, door hun e-mailadres op te geven. Diegenen die zich hiervoor opgeven, ontvangen ook een mail met mogelijkheid om zich voor deze mailing weer uit te schrijven, mochten zij dat willen.

4. IP-adressen.

Bij het stemmen/liken op de plannen (fase 1: uploaden plannen t.b.v. draagvlakmeting) slaat de website ook IP-adressen. De gemeente doet dit om eventuele onregelmatigheden met liken te kunnen opsporen. Bij het participatief begroten (fase 2: mensen uit West van 12 jaar en ouder kunnen met een unieke stemcode budget verdelen over de plannen) slaan we bij de ingevoerde stemcodes waarmee gestemd is, IP-adressen op. De gemeente doet dit om eventuele onregelmatigheden met stemmen te kunnen opsporen.

Onderzoek naar stemmers

De gemeenste stelt uit de gemeentelijke basisadministratie (GBA) een geanonimiseerde lijst opgesteld met persoonskenmerken van alle mensen vanaf 12 jaar die worden aangeschreven (d.w.z. leeftijd, geslacht, postcode, geboorteland). Aan de lijst worden de unieke codes toegevoegd waarmee mensen kunnen stemmen in de tweede fase van het project. Na afloop van het stemmen wordt gekeken welke unieke codes zijn gebruikt en wordt een geanonimiseerde analyse gemaakt van persoonskenmerken van stemmers. De gemeente streeft met Weesp Begroot een zo groot mogelijke deelname onder bewoners uit Weesp na. Op basis van de analyse kijkt de gemeente welke mensen wel en welke nog niet bereikt worden en hoe bij een volgende editie van Weesp Begroot nog meer bewoners betrokken kunnen worden.

Bewaartermijnen

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zo lang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Dat betekent dat voor uw persoonsgegevens die zijn verwerkt voor de participatief begroten tool West Begroot het volgende geldt:

• Het uploaden van plannen en de like-periode voor de eerste fase (plannen uploaden en draagvlakpeiling) loopt af op 27 juli 2020, daarna wordt de website statisch gemaakt voor archiefdoeleinden. Plannen, namen van indieners, aantal voor- en tegen stemmen en argumenten blijven wel zichtbaar op de site.
• Na afloop van het liken van ingediende plannen worden gegevens verwerkt in een beknopte (geanonimiseerde) analyse per plan waar mensen vandaan komen die hebben meegedaan aan het liken. Deze informatie wordt met de voor- en tegenargumenten gebruikt bij de haalbaarheidstoets.
• Aan het begin van de stemperiode (Fase 2: participatief begroten) worden op de site de plannen bekend gemaakt waar bewoners uit West van 12 jaar en ouder op kunnen stemmen. Ook blijven op de site alle oorspronkelijk ingediende plannen van deze editie zichtbaar, met uitleg per plan waarom een plan wel of niet geselecteerd is voor de stemfase. De namen van indieners en mensen die een argument hebben geplaatst per plan blijven tijdens de stemfase ook zichtbaar.

West Begroot wordt mogelijk een jaarlijks terugkerend proces. Het kan zijn dat de site daarmee het gehele jaar tot aan de volgende editie van West Begroot online blijft. Alle ingestuurde plannen van deze editie van West Begroot blijven uiterlijk een jaar, tot aan de start van de nieuwe editie van West Begroot, zichtbaar op de site. Indien wordt besloten de ingestuurde plannen na dat jaar op te nemen in een archief, worden de namen van de planindieners en namen van mensen die gereageerd hebben geanonimiseerd. Ook de achterliggende persoonsgegevens (postcodes en geregistreerde IPadressen, en de tijdens de stemfase geregistreerde IP-adressen bij ingevoerde unieke stemcodes) zullen na een jaar uit onze databases worden verwijderd.

De lijst met persoonsgegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), die gebruikt is om alle bewoners een unieke stemcode toe te sturen, wordt uiterlijk 14 dagen na het sluiten van de stemperiode vernietigd.

Met het insturen van een tekst, foto, ontwerp of ander werk stemt u expliciet in met de openbaarmaking of verveelvoudiging ervan. De gemeente Weesp gaat ervan uit dat u de maker of de rechthebbende bent van de geüploade foto of het ingezonden ontwerp of anders toestemming van de rechthebbende heeft gekregen om deze in te sturen. Zo niet, dan bent u hoofdelijk aansprakelijk bij een eventuele claim van een rechthebbende.

Mocht u nog vragen hebben, die niet in dit document, noch in het document met algemene informatie, worden beantwoord, of als u om een andere reden contact willen opnemen met de gemeente over privacy of gegevensbescherming bij dit project, neemt u dan contact op met openstad@amsterdam.nl.

Voor meer algemene vragen aan de gemeente over privacy of gegevensbescherming, kunt contact met opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via: mbrittijn@weesp.nl

Als burger of belanghebbende kunt u uw rechten bij de gemeente Weesp uitoefenen. Voor meer informatie over het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen. Kijk op de website voor de diverse mogelijkheden.

Dit document is vastgesteld op 30 augustus 2021.